〔今回のキー・センテンス〕
　相手に分かりやすく

こんにちは。
うっきーです。

いつの間にか（そんな訳ないですね）年も改まり、平成26年となりました。
天気予報では、「この冬イチバンの寒気が」というコトバを繰り返し聞くようになり、現に大阪でも何度か小雪（？）の舞う様子（ほんの一瞬ですが）が見られます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　清原深養父
冬ながら空より花の散りくるは雲のあなたは春にやあるらむ

これはぼくの大好きな歌ですが、まださすがに気が早いでしょうか？（苦笑）

さて、今回のテーマは「４W１Hの法則」です。

文章を書くのが苦手だという人たちの多くに見られるのは、その文章があまりにもアッサリとし過ぎていたり、内容が整理されていなかったりするということです。

たとえば、
「株式会社アラダスwebサイトの既存ページの修正を行ないましたが、間違ってフォルダを上書きしてしまいました。今後は確認と、フォルダ毎にあげるのでははく、フォルダの中にあるデータを確認してあげます。」
という報告書があったとします。

これを読むと、疑問を感じるのですが、それに対する答えがないので消化不良を起こします。また、「今後は確認云々」の内容が、いま一つ理解できません。そこで、最終的には当人を呼んで話を聞くことになります。

報告書とは、事の顛末を知らせるものですから、それを受ける側に疑問を抱かせることなく納得させなければなりません。そこで、これは報告書に限ったことではないのですが、常に相手に分かりやすい文章を心掛ける必要があります。

では、どうするか？

そこで使われるのが「４W１Hの法則」です。

４W１Hとは、
・いつ（When）
・どこで（Where）
・だれが（Who）
・なにを（What）
・どうした（How）
という文章構成の基本を示したもので、これを意識しながら文章を組み立てると、要点が相手に伝わりやすくなります。

［校正例］
きょう（When）、私は（Who）会社で（Where）株式会社アラダスwebサイトの既存ページに対する修正作業（What）を行ないましたが、修正内容をアップロードする際、間違ってフォルダを上書き（How)してしまいました。
その結果、webサイトが正しく表示されないという現象を生じさせてしまいました。同僚のからの指摘を受け、すぐに対応しましたので、現在、問題は解決していますが、今後はアップロードの手順を確認の上、作業にミスがないよう努めます。

自分のしたことは自分が一番よく分かっていますから、それを文章にする際は、つい端折ってしまいがちですが、それでは相手を納得させることができません。しかし、その内容が何であれ、文章を書く目的は常にひとつで、それは相手に内容を理解させることです。ですから、私たちはその文章に初めて触れる人のことを思い、相手の立場で文章を書かなければなりません。

言うなれば、これもひとつの思いやりですw

ちなみに、ビジネスの世界では、この４H１Wに、「なぜ（Why）」と「どのくらい（How much／How many）」を加えて５W２Hとするのが情報伝達のポイントとされています。これは、お客さまに対して、より丁寧に想いを伝えることを重視した結果だと考えます。

報告書に限らず、メールであったり、電話（口頭）であったりと、私たちは日常の様々な場面において、人に何かを伝えることをしなければなりませんから、こうした基本については、是非とも押さえておきたいものです。


■次回予告
　またまた考えちうw

〔今後の予定〕
＊ひらがなにするか漢字にするか
＊報告書の書き方（いま ひらめきましたw）　など